W jaki sposób szybko ukrywać i odkrywać większą liczbę kolumn?
Mam zestawienie sprzedaży z poszczególnych miesięcy wraz z kwartalnymi podsumowaniami. Potrzebuję wygodnie ukrywać kolumny z danymi miesięcznymi, ponieważ każdorazowe powtarzanie tej czynności jest czasochłonne i będziesz mógł przy tym zrobić błąd. Czy jest jakiś prosty sposób na szybkie ukrywanie i odkrywanie wielu kolumn nieznajdujących się obok siebie?
System raportowania wskaźników efektywności pracy przedstawicieli handlowych
Pracownik firmy otrzymał za zadanie dobór wskaźników efektywności, które zostaną użyte do oceny pracy przedstawicieli handlowych w firmie. KPI (Key Performance Indicators) powinny opisywać dwa obszary skuteczności przedstawiciela. Pierwszy to skuteczność w sferze sprzedaży, natomiast druga to skuteczność promowania firmy, utrzymywania relacji z obecnymi klientami oraz pozyskiwania nowych. Po zbadaniu przez pracownika możliwości systemowych oraz informacji dostępnych w systemie CRM wykorzystywanym w organizacji wyznaczył on 9 różnych wskaźników. Dodatkowo pracownik ma zaproponować sposób raportowania, śledzenia i prezentowania KPI kadrze zarządzającej.
Sumy częściowe i grupowanie danych
Załóżmy, że mamy wykaz wszystkich transakcji, które udało się sfinalizować handlowcom w minionym roku. Planujesz na ich podstawie wykonać roczny raport podsumowujący. Niestety, lista jest bardzo długa i nieuporządkowana. Zaznaczanie komórek i klikanie za każdym razem ikony Autosumowanie zajęłoby zbyt dużo czasu. Rozwiązaniem problemu jest zastosowanie narzędzia Sumy częściowe (znane również jako Sumy pośrednie), które błyskawicznie wygeneruje podsumowania dla wyznaczonych zakresów danych, nawet z wielu kolumn jednocześnie. W tym artykule pokażemy również, jak grupować dane, a następnie zapisać ich układ jako widok niestandardowy. Dzięki temu jednym kliknięciem myszy będziesz mógł przeglądać potrzebne w danej chwili zestawy danych.
Suma z przesunięciem zakresu źródłowego
Przyjmijmy, że w jednym wierszu arkusza mamy kwoty odnoszące się do poszczególnych miesięcy. Interesują nas sumy z kolejnych 2, 3, 4 okresów, począwszy od stycznia. Jak wykonać takie zadanie bez konieczności każdorazowego modyfikowania odwołań w funkcji SUMA? Rozwiązanie prezentujemy w tym triku.
Posortowana lista z wyróżnionymi grupami danych
Nie trzeba na pewno przekonywać, że długa lista, na której zastosowano wyróżnienia kolorem, będzie dużo bardziej czytelna niż czyste kolumny danych z czarną czcionką. Już samo uwydatnienie co drugiego wiersza tabeli znacznie ułatwia wyszukiwanie danych. Służy do tego formatowanie warunkowe. Czasami jednak można napotkać nieregularny układ zestawienia, w którym trudno jednoznacznie wskazać Excelowi, które wiersze ma pokolorować.
Poprawianie układu danych źródłowych, aby zbudować tabelę przestawną
Raport przestawny to narzędzie, które niezwykle ułatwia analizowanie dużych zestawień danych. Aby z niego skorzystać, trzeba jednak odpowiednio przygotować tabelę źródłową. Niestety często dane mają układ uniemożliwiający utworzenie tabeli przestawnej. Z reguły dane będziesz mógł przystosować automatycznie za pomocą kilku formuł.
Jak podsumować dane dla konkretnych miesięcy w tabeli przestawnej?
W jednym arkuszu mam zestawienie faktur i na jego podstawie w drugim arkuszu utworzyłem tabelę przestawną. W raporcie chciałem przedstawić sumę kwot wystawionych faktur w poszczególnych miesiącach, jednak pojawiły się problemy. Próbowałem wstawiać odpowiednio sformatowane pole daty w obszarze wierszy tabeli przestawnej, jednak tworzonych jest wiele wierszy dla danego miesiąca. W jaki sposób mogę wykonać taki raport?
Filtrowanie i sprawdzanie poprawności danych
Mamy do przejrzenia listę danych dotyczącą sprzedaż y, zawierającą kilkaset pozycji. Interesuje nas informacja, które produkty sprzedawały się najlepiej. Sortujesz listę według produktów i sumujesz kwoty sprzedaż y pierwszego produktu, potem drugiego, trzeciego… Jak wiele czasu to zajmie? Zamiast sumować oddzielnie kilkaset pozycji będziesz mógł skorzystać z autofiltra. Dzięki niemu kilkoma kliknięciami myszy ukryjemy wszystkie niepotrzebne dane i pozostawimy tylko te potrzebne. Jeśli dodatkowo z arkusza korzysta kilka osób, które mogą wprowadzać do niego dane, będziesz mógł go zabezpieczyć przed wprowadzaniem błędnych wartości. Pomoże w tym sprawdzanie poprawności danych.
