172
Okresowy raport czasu pracy
Jeśli na podstawie danych cząstkowych chcemy sporządzić podsumowujący raport zbiorczy, należy do tego celu dobrać odpowiednie narzędzie, np. tabelę przestawną. Sprawdza się nie tylko w analizowaniu zwykłych liczb, ale także wartości czasu i dat. Dzięki możliwości grupowania danych okresami na podstawie dat cząstkowych zbudujemy raport zawierający jednocześnie wartości tygodniowe, miesięczne i kwartalne.
171
Szybkie wyszukiwanie danych w dużych zestawieniach
Jeśli chcemy rejestrować dane dotyczące klientów, Excel idealnie nadaje się do tego celu. Z łatwością można wpisywać do odpowiednich rubryk liczbę zamówionych towarów, a także daty dokonania transakcji. Problem pojawia się, jeśli danych jest tak dużo, że tracimy kilka minut na odnalezienie konkretnej pozycji rejestru i przeanalizowanie wprowadzonych informacji. W takiej sytuacji warto wprowadzić w arkuszu mechanizmy, które, np. wyróżnią interesujące nas wartości.
170
Najlepsze formuły wyszukujące, cz. 1
Nieraz zadajemy sobie pytanie, dlaczego naszemu współpracownikowi udaje się codziennie wychodzić z biura o godzinie 16, a my prawie zawsze musimy zostawać po godzinach. Pracujemy przecież w Excelu nad podobnymi raportami, ale jemu udaje się skończyć dużo wcześniej. Zastanówmy się, gdzie tkwi sekret naszego kolegi. Prawdopodobnie stosuje sztuczki i gotowe rozwiązania, które pozwalają pewne czynności w Excelu wykonać szybciej.
169
Graficzna prezentacja struktury sprzedaży na wykresie bąbelkowym
W tym artykule przyjrzymy się, jak w procesie budowania strategii sprzedażowej wykorzystać trzy parametry, a uzyskane wyniki przedstawić w czytelnej formie. Sposób podziału towarów na grupy i opisanie ich przy użyciu trzech argumentów umożliwia łatwe i przejrzyste zobrazowanie struktury indeksów i pozwala na budowanie polityki sprzedażowej mającej na celu poprawę wyniku całej firmy. Daje jasny obraz struktury sprzedaży i działań, które należy podjąć w kierunku poprawy wyniku.
168
Hurtowa wysyłka e-maili z poziomu Excela
Załóżmy, że co miesiąc tworzysz raport działalności firmy zawierający zestawienie przychodów i obrotów z ostatnich 12 miesięcy, a następnie wysyłasz go do określonych osób w zarządzie przedsiębiorstwa oraz radzie nadzorczej. Otwieranie programu pocztowego, wybieranie określonych osób, a następnie załączanie raportu do każdego e-maila jest nieco pracochłonne. Dlatego w tym artykule przedstawimy makro, które za pomocą programu Microsoft Outlook samo wyśle raport pod adresy osób wpisane w arkuszu.
167
Operacje na tekście za pomocą funkcji i złożonych formuł
Mimo że głównym przeznaczeniem arkusza kalkulacyjnego są obliczenia i różnego rodzaju analizy, to w trakcie pracy z Excelem bardzo często trzeba wykonywać operację na tekstach. Jeśli nie próbujesz zautomatyzować takich zadań i wszystkie czynności chcesz wykonać ręcznie czy na piechotę, to czeka wiele godzin żmudnej pracy i niepotrzebnego klikania myszą. Warto zatem poznać kilka najbardziej przydatnych funkcji operujących na tekście.
166
Wykres obrazujący wartości różnic
W swojej pracy wiele razy zdarza się przygotowywać prezentację zawierającą porównanie planu i stopnia jego realizacji. Sposobów przedstawienia tej zależności jest sporo, ale czasami potrzebujesz uwydatnić na wykresie jedynie same różnice pomiędzy tymi zestawami danych. W tym tekście przeczytamy, w jaki sposób wykorzystać do tego celu wykres liniowy. Dowiemy się także:
165
Prognozowanie z użyciem trendu liniowego i wykładniczego
Niemal każdy spotkał się w swojej pracy z koniecznością wykonania pewnych obliczeń na danych prognozowanych lub planowanych. Tendencje wzrostowe lub spadkowe analizowanych wartości pozwalają w przybliżeniu oszacować zmiany w przyszłości, a tym samym umożliwiają podjęcie pewnych działań wyprzedzających. Jeśli rozsądek podpowiada Ci, że horoskopy i wróżenie z fusów to nie najlepsze pomysły na prognozowanie zmian danych, wykorzystaj zgromadzone informacje i włącz do pracy arkusz kalkulacyjny. Excel daje efektywne narzędzia, z pomocą których określisz trendy zmian swoich danych. Po przeczytaniu tego hasła będziesz m.in. wiedział:
163
Dostosowywanie wyglądu osi wykresów
Warto posiłkować się wykresami w trakcie przygotowywania wszelkiego rodzaju harmonogramów i prognoz. Najczęściej przedstawiają przebieg jakiegoś zjawiska w danym okresie lub przedziale czasowym. Niekiedy zbudowanie wykresu o odpowiednim układzie może sprawić nie lada kłopot, gdyż Excel w porównaniu do zwykłych liczb inaczej interpretuje wartości czasu czy daty. Kilka przydatnych rozwiązań znajduje się w tym artykule.
162
Porządkowanie wyglądu raportów - motywy
Excel umożliwia nie tylko przeprowadzanie różnorodnych obliczeń, ale również prezentację wyników w estetycznych tabelach i na wykresach. W zakresie formatowania i kształtowania tabel nowsze wersje Excela oferują nam wiele nowych możliwości. Bez wysiłku i konieczności definiowania każdego elementu szaty graficznej arkusza z osobna szybko utworzymy efektowne tabele i zestawienia, jednolite pod względem kolorystycznym z wykresami i innymi elementami dokumentu.
161
Tworzenie tabel przestawnych za pomocą makr
Excela umożliwia gromadzenie, przechowywanie i obróbkę olbrzymich ilości danych. Jednak z pewnością wiesz już, że dane to nie wszystko. Ważna jest umiejętność i możliwość takiego grupowania wartości, aby móc wyciągnąć z nich jakąś informację, posiąść wiedzę. Właśnie do takich celów wyśmienicie nadają się tabele przestawne. A jeśli do tworzenia tabel przestawnych użyjemy makr, otrzymamy ogromne możliwości.
160
Zaawansowane przykłady wykorzystania formuł warunkowych
W tym artykule przedstawiamy kilka praktycznych przykładów użycia formuł warunkowych w praktycznych zastosowaniach, z jakimi może spotkać się użytkownika Excela. Omawiamy możliwości wykorzystania sumowania warunkowego. Pokazujemy, jak automatycznie rozliczać na bilingu prywatne połączenia pracowników. Na koniec wyjaśniamy, w jakiś sposób wyróżnić w zestawieniach skrajne wartości.
159
Tabele przestawne - triki
Tabele przestawne są znakomitym narzędziem Excela, umożliwiającym przeprowadzenie wygodnej analizy nawet niezwykle obszernych zakresów danych. Jeśli opanujesz metody dostosowywania danych i tabel przestawnych do swoich potrzeb, istotnie zwiększysz efektywność pracy. Skupisz bowiem uwagę na wybranej grupie danych, a nie całej tabeli.
158
Kontrolowanie poprawności obliczeń – proste sposoby
Na pewno się zdarza, że potrzebujesz przedstawić w arkuszu Excela nie tylko gotowe wyniki pracy w postaci tabel lub wykresów, ale także drogę, która do tych efektów prowadziła. Istotne zatem stanie się przedstawienie w komórkach nie wyników obliczeń, lecz wprowadzonych w nich formuł.
