156
Planowanie budżetu z użyciem narzędzia Tabela danych
Budżet firmy na kolejny rok powstaje we współpracy z różnymi działami przedsiębiorstwa, np. sprzedaży, produkcji, zasobów ludzkich itd. Jest to długotrwały i skomplikowany proces, ponieważ planowaniu podlega większość z obszarów działalności danej organizacji. Wynikiem takiej wewnętrznej kooperacji jest plan funkcjonowania firmy na przyszły okres (przeważnie roku), wyznaczający cele w wielu aspektach i dziedzinach funkcjonowania jednostki. W tym artykule przyjrzymy się firmie dystrybucyjnej obsługującej około 80 klientów, której asortyment towarów liczy w przybliżeniu 120 pozycji. Na jej przykładzie pokażemy, jak w prosty i szybki sposób wyliczyć wszystkie warianty modelu dla kombinacji dwóch parametrów przyjmujących kilkanaście różnych wartości (łącznie 135 kombinacji).
155
Raporty produkcyjne – grupowanie pól tabeli przestawnej
Często z danych pozyskanych bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych, magazynowych, sprzedażowych czy też produkcyjnych nie jesteśmy w stanie utworzyć interesujących nas raportów czy też zestawień. Konieczna jest modyfikacja danych poprzez dodanie pomocniczych kolumn. Przykładem jest otrzymanie danych w układzie miesięcznym, a raport wymagany jest w układzie kwartalnym. W takim wypadku można dodać pomocniczą kolumnę, w której utworzymy formułę przypisującą każdemu z miesięcy jeden z czterech kwartałów.
154
Szybsze obliczenia dzięki podziałowi tabeli na zakresy
Gdy lista transakcji składa się z wielu tysięcy pozycji, to jej przeanalizowanie nie jest prostym zadaniem. Nawet przefiltrowanie danych niewiele pomoże, jeśli skróci listę do kilkuset wierszy. Jeżeli w ramach takiego zakresu arkusza zastosujemy wielopiętrowe obliczenia tablicowe, mogą być przeliczane przez Excela przez dłuższy czas. Prędzej czy później długie wczytywanie wyników formuł stanie się uciążliwe. W tym rozdziale pokażemy, jak podzielić dane w taki sposób, aby formuła operowała jedynie na niezbędnym zakresie komórek, a nie całej liście.
153
Tygodniowy wykres przestawny marży na topowych produktach
W artykule „Tygodniowy raport marży brutto” został przedstawiony sposób wykonania tygodniowego raportu TOP30 pokazującego w poszczególnych tygodniach marże brutto, ilość oraz zysk ze sprzedaży trzydziestu topowych produktów, które stanowią 60% całej sprzedaży przedsiębiorstwa. W tym rozdziale stworzymy graficzną prezentację wyników tego raportu w postaci trzech wykresów.
152
Szybkie wystawianie zaświadczeń o zarobkach z użyciem makr
Ręczne wypisywanie zaświadczeń o zarobkach jest dość żmudnym zajęciem, dlatego pokazujemy, jak przygotować bardzo przydatne narzędzie służące do szybkiego tworzenia dokumentów potwierdzających dochody pracowników. Mają takie narzędzie, kilkoma kliknięciami myszy sporządzimy zaświadczenie o zarobkach danego pracownika.
151
Zmiana wyglądu wykresy za pomocą suwaków i pokręteł
W tym artykule pokażemy, w jaki sposób sterować widokiem danych na wykresie za pomocą kontrolek formularza. Jest to bardzo pomocne np. przy prezentacji, gdy pokazujemy różne wersje tego samego wykresu. Za pomocą takich kontrolek jak pasek przewijania, pokrętło czy lista rozwijalna można uczynić wykres interaktywnym, a przenosząc kontrolki do innego arkusza za pomocą trybu dwuekranowego, można na bieżąco nanosić zmiany na wykresie.
150
Opcje formatowania warunkowego
Jednym z najbardziej popularnych narzędzi wizualizacji danych jest formatowanie warunkowe. Od wersji Excel 2007 zostało ono rozbudowane o dodatkowe możliwości. Ten artykuł jest w całości poświęcony opisowi możliwości, jakie dają opcje formatowania warunkowego. Na początku pokażemy jak dobierać odpowiednie kryteria formatowania i jak je zmieniać dla podstawowych opcji formatowania warunkowego.
149
System raportowania wskaźników efektywności pracy przedstawicieli handlowych
Pracownik firmy otrzymał za zadanie dobór wskaźników efektywności, które zostaną użyte do oceny pracy przedstawicieli handlowych w firmie. KPI (Key Performance Indicators) powinny opisywać dwa obszary skuteczności przedstawiciela. Pierwszy to skuteczność w sferze sprzedaży, natomiast druga to skuteczność promowania firmy, utrzymywania relacji z obecnymi klientami oraz pozyskiwania nowych. Po zbadaniu przez pracownika możliwości systemowych oraz informacji dostępnych w systemie CRM wykorzystywanym w organizacji wyznaczył on 9 różnych wskaźników. Dodatkowo pracownik ma zaproponować sposób raportowania, śledzenia i prezentowania KPI kadrze zarządzającej.
148
Zaawansowane sortowanie danych
Listy danych, które otrzymujemy od współpracowników, najczęściej są nieuporządkowane i praca z nimi jest utrudniona. Wartości tekstowe chcemy ułożyć w kolejności alfabetycznej, liczby od najmniejszej do największej, a daty od najpóźniejszej do najwcześniejszej. Ręczne uporządkowanie nawet niewielkiego zestawu danych zajmie sporo czasu. Co jeśli pozycji jest kilkaset lub kilka tysięcy? Z pomocą przychodzi Excel. Ma on narzędzie służące do sortowania danych, które jest proste w obsłudze i jednocześnie na tyle elastyczne, że będziesz mógł z niego skorzystać praktycznie przy każdym zadaniu.
147
Szybkie scalanie, rozdzielanie i obramowywanie komórek – makra
Scalanie komórek, aby nadać arkuszowi pożądany układ, bywa uciążliwe. Równie niewdzięcznym zadaniem jest nadawanie komórkom odpowiednich obramowań, aby nadać arkuszowi bardziej czytelny układ. Z pomocą przychodzą makra, dzięki którym te czynności zostaną wykonane automatycznie i zestawienie błyskawiczne nabierze uporządkowanego wyglądu. W tym artykule pokazujemy kilka sposobów scalania komórek, a także pokazujemy, jak szybko pozbyć scalonych komórek tam, gdzie nie są one potrzebne.
146
Szablon faktur – zaawansowane możliwości
Z reguły rozliczane faktury mają różne formy i terminy płatności. Bardzo pomocny byłby wtedy szablon uwzględniający te różnice i umożliwiający szybkie rozliczenie faktur. Jeśli używany przez nas szablon nie ma takich usprawnień, można go udoskonalić i wyposażyć w tę, a także kilka innych przydatnych funkcji.Najpierw pokażemy, jak rozbudować szablon faktury, aby po dodaniu nowej faktury automatycznie utworzył się kolejny arkusz. Dodatkowo nowa faktura otrzyma nowy numer na podstawie faktury ostatnio wystawionej. Pokażemy także ewidencję wystawionych faktur, która może służyć jednocześnie jako ewidencja sprzedaży VAT.
145
Wykres dni tygodnia i okresów
Wiele zestawień wyników sprzedażowy odnosi się do dłuższych okresów, np. lat, kwartałów czy miesięcy. Można jednak napotkać dane bardziej szczegółowe o rozkładzie dziennym. Chcemy je przeanalizować, a następnie zaprezentować wyniki obliczeń na wykresie. Pojawia się problem, ponieważ zarówno analiza, jak i prezentacja graficzna powinny uwzględniać podział na dni robocze i wolne od pracy. W tym rozdziale pokażemy, jak za pomocą formuł przygotować odpowiednie obliczenia, a następnie wyniki przedstawić na czytelnym wykresie.
144
Poprawianie układu danych źródłowych, aby zbudować tabelę przestawną
Raport przestawny to narzędzie, które niezwykle ułatwia analizowanie dużych zestawień danych. Aby z niego skorzystać, trzeba jednak odpowiednio przygotować tabelę źródłową. Niestety często dane mają układ uniemożliwiający utworzenie tabeli przestawnej. Z reguły dane można przystosować automatycznie za pomocą kilku formuł. Problemy z budowaniem tabel przestawnych Budowa formuł zmieniających układ danych Zamiana formuł na wartości
143
Wyszukiwanie błędów w obliczeniach
Formuły w arkuszach to rzecz niezwykle popularna. Właśnie w nich tkwi potencjał Excela: dzięki formułom złożonym z funkcji arkusza można wykonać niezwykle różnorodne i skomplikowane obliczenia. Jednak czy otrzymywane wyniki obliczeń są na pewno poprawne? Czy brak komunikatów o błędach jest gwarancją poprawnego działania formuły? Oczywiście nie. Odszukanie błędu w formule, która nie komunikuje jego wystąpienia, bywa niezwykle trudne.
Okresowy raport czasu pracy
Jeśli na podstawie danych cząstkowych chcemy sporządzić podsumowujący raport zbiorczy, należy do tego celu dobrać odpowiednie narzędzie, np. tabelę przestawną. Sprawdza się nie tylko w analizowaniu zwykłych liczb, ale także wartości czasu i dat. Dzięki możliwości grupowania danych okresami na podstawie dat cząstkowych zbudujemy raport zawierający jednocześnie wartości tygodniowe, miesięczne i kwartalne.
142
Wyszukanie błędnego numeru PESEL
Numer PESEL jest wymagany w wielu drukach i zestawieniach. Składa się z 11 cyfr i przy wpisywaniu go do arkusza często zdarzają się pomyłki. Proponujemy zatem, aby stosować formuły, które będą sprawdzać poprawność numeru PESEL i dodatkowo wyciągać z niego określone przydatne informacje. Taka weryfikacja może być pierwszym etapem kontrolnym, m.in. przy weryfikacji kontrahenta. W tym tekście pokazujemy, jak zbudować łatwe w użyciu narzędzie, pozwalające na sprawdzenie poprawności numeru PESEL.
Układ danych - zapisywanie kryteriów filtrowania
Przyjmijmy, że co miesiąc dokonujemy prezentacji wyników sprzedażowych swojej grupy. Do przygotowania analizy wykorzystujesz roboczy raport zbiorczy zawierający wszystkie transakcje dokonane w minionych okresach. Aby wyświetlić dane konkretnego klienta, np. w celu porównania, musimy każdorazowo filtrować listę po względem różnych kryteriów. Po co niepotrzebnie tracić czas na wielokrotne filtrowanie tych samych wartości? Można ułatwić sobie zadanie, najpierw grupując dane, a następnie zapisując ich układ jako Widok niestandardowy. Dzięki temu jednym kliknięciem myszki można odkrywać potrzebne w danej chwili zestawy danych.
Szybkie wyszukiwanie danych w dużych zestawieniach
Jeśli chcemy rejestrować dane dotyczące klientów, Excel idealnie nadaje się do tego celu. Z łatwością można wpisywać do odpowiednich rubryk liczbę zamówionych towarów, a także daty dokonania transakcji. Problem pojawia się, jeśli danych jest tak dużo, że tracimy kilka minut na odnalezienie konkretnej pozycji rejestru i przeanalizowanie wprowadzonych informacji. W takiej sytuacji warto wprowadzić w arkuszu mechanizmy, które, np. wyróżnią interesujące nas wartości.
