232

Zaawansowane przykłady wykorzystania formuł warunkowych

W tym artykule przedstawiamy kilka praktycznych przykładów użycia formuł warunkowych w praktycznych zastosowaniach, z jakimi może spotkać się użytkownika Excela. Omawiamy możliwości wykorzystania sumowania warunkowego. Pokazujemy, jak automatycznie rozliczać na bilingu prywatne połączenia pracowników. Na koniec wyjaśniamy, w jakiś sposób wyróżnić w zestawieniach skrajne wartości.

Porządkowanie wyglądu raportów - motywy

Excel umożliwia nie tylko przeprowadzanie różnorodnych obliczeń, ale również prezentację wyników w estetycznych tabelach i na wykresach. W zakresie formatowania i kształtowania tabel nowsze wersje Excela oferują nam wiele nowych możliwości. Bez wysiłku i konieczności definiowania każdego elementu szaty graficznej arkusza z osobna szybko utworzymy efektowne tabele i zestawienia, jednolite pod względem kolorystycznym z wykresami i innymi elementami dokumentu.

Odpowiedzi na pytania Czytelników

 Zobacz, z jakimi typowymi problemami borykają się inni użytkownicy Excela i poznaj nasze praktyczne rozwiązania. 

231

Wyznaczenie adresu komórki z wartością skrajną

Wyszukiwanie wartości maksymalnej jest bardzo częstym działaniem wykonywanym podczas analizy danych. Niekiedy jednak potrzebna jest wiedza nie tyle o wielkości wartości maksymalnej, ile jej lokalizacja w tabeli – adres.

Wyróżnianie wybranego wyniku na wykresie

Kiedy przygotowujesz raport dla swojego przełożonego, musisz zdecydować nie tylko o tym, co chcesz mu zaprezentować, ale również jak to zaprezentować. Wbrew pozorom forma prezentacji jest bardzo istotna. Przykładowo, przygotowujesz dla Dyrektora Handlowego raport sprzedaży poszczególnych regionów. Chcesz zaprezentować mu wyniki sprzedaży na wykresie kolumnowym. Dla ułatwienia analizowania danych zależy ci, żeby podczas analizowania sprzedaży wybranego regionu słupek pokazujący tę sprzedaż był wyróżniony innym kolorem. Najlepiej, jeśli będzie działo się to automatycznie.

Planowanie budżetu z wykorzystaniem Menedżera scenariuszy

Scenariusze są w Excelu częścią zestawu poleceń nazywanych narzędziami analizy symulacji. Analiza symulacji polega na zmienianiu wartości w komórkach, aby zobaczyć, jak te modyfikacje wpłyną na wynik formuł w arkuszu. Przy użyciu scenariuszy będziesz mógł tworzyć i zapisywać różne zestawy wartości oraz przełączać między nimi. W tym artykule przyjrzymy się, jak korzystać z menedżera scenariuszy na przykładzie fikcyjnej firmy.

229

Wspomaganie podejmowania decyzji z wykorzystaniem Solvera

Jednym z podstawowych kosztów działalności w firmach produkcyjnych czy budowlanych jest zakup materiałów. Najważniejsze jest takie dobranie ilości zasobów, aby zostały wykorzystane w optymalny sposób. Projekt powinien być zrealizowany, ale z możliwie jak najmniejszą stratą. To się oczywiście przełoży na zyski firmy. Przy zamawianiu ilości materiałów można oprzeć się na doświadczeniu swoich pracowników. Jeżeli jednak wolimy mieć wszystko pod kontrolą, wykonajmy samodzielnie kalkulację w Excelu.

Tworzenie zaawansowanych formuł obliczeniowych

Niektóre tabele, z którymi mamy do czynienia, nie zawsze mają układ listy i analizowanie ich za pomocą prostych formuł obliczeniowych jest utrudnione. Szef nie będzie chciał słuchać tłumaczeń, że dane były niepoprawnie przygotowane. Ważny jest efekt końcowy, czyli właściwie przeprowadzone obliczenia. Nasza w tym głowa, jak je wykonamy. W takich sytuacjach musimy korzystać z niestandardowych rozwiązań.

Średnia z określonego przedziału

W jaki sposób obliczyć średnią z liczb należących do przedziału, którego granice są określone przez dwie dowolne liczby? Do tego celu oczywiście użyjemy formuły tablicowej, ale o nieco bardziej skomplikowanej strukturze. Warunki w tego typu obliczeniach buduje się bowiem inaczej niż w zwykłych formułach.

228

Wstawianie zera na początku liczb

Przy przenoszeniu do arkusza numerów identyfikacyjnych Excel automatycznie usuwa zero, jeśli występuje ono jako pierwszy znak numeru. Co zrobić, aby tego uniknąć?

Ukrywanie danych w tabeli przestawnej

Jeżeli zamierzasz budować wielowariantowe raporty, to tabela przestawna okaże się najlepszym narzędziem do tego celu. Niestety, stanowi specyficzny zakres arkusza i przez to zmiana struktury danych jest utrudniona. Okazuje się, że są sposoby na sprytne omijanie ograniczeń dotyczących układu raportu przestawnego. Z tego artykułu dowiesz się, jak zmienić zakres danych tabeli przestawnej i jak za pomocą makra filtrować dane w raporcie przestawnym.

Tabele przestawne - triki

Tabele przestawne są znakomitym narzędziem Excela, umożliwiającym przeprowadzenie wygodnej analizy nawet niezwykle obszernych zakresów danych. Jeśli opanujesz metody dostosowywania danych i tabel przestawnych do swoich potrzeb, istotnie zwiększysz efektywność pracy. Skupisz bowiem uwagę na wybranej grupie danych, a nie całej tabeli.

227

Wygodniejsza praca z posortowaną listą

Formatowanie warunkowe możesz z powodzeniem stosować do poprawiania czytelności obszernych zestawień czy raportów. Zamiast ręcznie zaznaczać określone zakresy i wybierać kolejne polecenia z paska narzędziowego, zastosuj prostą regułę formatowania. Co ciekawe, do zbudowania odpowiedniego warunku nie będziesz musiał wykorzystywać żadnej funkcji Excela.

Odpowiedzi na pytania Czytelników

Zobacz, z jakimi typowymi problemami borykają się inni użytkownicy Excela i poznaj nasze praktyczne rozwiązania. 

Obliczenia bez formuł

Załóżmy, że jednym z Twoich zadań jest weryfikacja analiz przygotowanych przez Twoich współpracowników. W związku z tym wstawianie do komórek kolejnych funkcji zajmuje Ci zapewne mnóstwo czasu. Proponuję zastosowanie pewnego triku. Wielu użytkowników Excela nie zwraca uwagi na pasek stanu widoczny na samym dole okna arkusza. Okazuje się, że można go wykorzystać przy sprawdzaniu poprawności obliczeń.

226

Porównywanie zawartości dwóch komórek

Aby szybko sprawdzić, czy w dwóch kolumnach zostały wprowadzone te same wartości, możesz użyć do tego funkcji PORÓWNAJ.

Planowanie budżetu z użyciem narzędzia Tabela danych

Budżet firmy na kolejny rok powstaje we współpracy z różnymi działami przedsiębiorstwa, np. sprzedaży, produkcji, zasobów ludzkich itd. Jest to długotrwały i skomplikowany proces, ponieważ planowaniu podlega większość z obszarów działalności danej organizacji. Wynikiem takiej wewnętrznej kooperacji jest plan funkcjonowania firmy na przyszły okres (przeważnie roku), wyznaczający cele w wielu aspektach i dziedzinach funkcjonowania jednostki. W tym artykule przyjrzymy się firmie dystrybucyjnej obsługującej około 80 klientów, której asortyment towarów liczy w przybliżeniu 120 pozycji. Na jej przykładzie pokażemy, jak w prosty i szybki sposób wyliczyć wszystkie warianty modelu dla kombinacji dwóch parametrów przyjmujących kilkanaście różnych wartości (łącznie 135 kombinacji).

Odpowiedzi na pytania Czytelników

 Zobacz, z jakimi typowymi problemami borykają się inni użytkownicy Excela i poznaj nasze praktyczne rozwiązania. 

225

Wypunktowania w komórce Excela z tekstem

Excel, w przeciwieństwie do edytora tekstu Word, nie oferuje wygodnej metody tworzenia wypunktowanych list. Jeśli planujesz wzbogacić tekst o symbole wypunktowania, musisz wstawić do arkusza znak specjalny. Przed rozpoczęciem wstawiania symbolu powinieneś zdecydować, czy ma się on znajdować bezpośrednio w komórce zawierającej tekst, czy też w komórkach kolumny poprzedniej – przed tekstem.

Wykres prognozy z oznaczeniem marginesu błędu

W trakcie przeprowadzania różnego rodzaju prognoz lub badań statystycznych prawie zawsze przyjmuje się określony margines błędu. W przypadku zestawień liczbowych bardzo łatwo możesz go uwzględnić dzięki zastosowaniu odpowiednich formuł. Problemy pojawiają się wówczas, gdy dopuszczalne wartości błędu planujesz zaznaczyć na wykresie. Excel jest przygotowany do budowania takich prezentacji. Aby dowiedzieć się, jak je tworzyć, warto skorzystać z tego hasła.

Raporty produkcyjne – grupowanie pól tabeli przestawnej

Często z danych pozyskanych bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych, magazynowych, sprzedażowych czy też produkcyjnych nie jesteśmy w stanie utworzyć interesujących nas raportów czy też zestawień. Konieczna jest modyfikacja danych poprzez dodanie pomocniczych kolumn. Przykładem jest otrzymanie danych w układzie miesięcznym, a raport wymagany jest w układzie kwartalnym. W takim wypadku będziesz mógł dodać pomocniczą kolumnę, w której utworzymy formułę przypisującą każdemu z miesięcy jeden z czterech kwartałów.